Preskočiť na obsah

Assetin Archives

Digitálna katalogizácia archivovanej dokumentácie

Zistíte, čo máte v archíve a kde presne to leží.S vlastným tímom, alebo ako služba na kľúč.

Ako začať

Máte o svojej dokumentácii prehľad?

  • Výkres alebo zmluva je niekde v krabici bez označenia.
  • Popisu rozumel len kolega, ktorý už u vás nepracuje.
  • Hľadanie môže trvať hodiny.

Viete dnes odpovedať?

  1. Ktoré dokumenty musíte uchovávať a ktoré už môžete skartovať?

  2. Kde presne leží konkrétny výkres alebo zmluva?

  3. Preukážete pri audite alebo predaji, že dokumentáciu máte?

  4. Za skladovanie čoho vlastne platíte?

Dve fázy: katalogizácia a digitalizácia

Najprv zistíme, čo v archíve máte. Skenujú sa až tie dokumenty, ktoré naozaj potrebujete, nič navyše. Účelne a hospodárne.

1. fáza · Katalogizácia

Kde to je? Potrebujeme to?

  • Každá položka dostane QR kód (polica, krabica, zložka, dokument).
  • Odfotia sa identifikačné strany relevantných položiek a aplikácia z nich vyčíta údaje: názov dokumentu, rok vyhotovenia a ďalšie podľa potreby.
  • Zo zaznamenaných položiek vzniká online katalóg archívu: dá sa v ňom vyhľadávať, ďalej triediť a ukáže cestu k fyzickej položke.
  • Položky roztriedite, napríklad: skartovať, uchovať s lehotou, ktorú aplikácia eviduje, alebo digitalizovať v 2. fáze.

Výsledok: Viete, čo máte, kde to je a ako s tým ďalej naložiť.

2. fáza · Digitalizácia

Skenovanie potrebných dokumentov

  • Nadväzuje na katalogizáciu: dokumenty vytipované v 1. fáze sa plnohodnotne digitalizujú skenovaním.
  • Len vybrané dokumenty: čo sa používa alebo musí byť dostupné bez cesty do skladu.
  • Sken je priložený k záznamu v katalógu, originál ostáva na svojom mieste.
  • Fulltextové vyhľadávanie v digitalizovaných dokumentoch.

Výsledok: Vybrané dokumenty sú dostupné online v aplikácii, s fulltextovým vyhľadávaním a ďalšími analýzami.

Pracovný postup katalogizácie

Päť krokov od nálepky po vyhľadanie. Klipy ukazujú, ako to vyzerá v aplikácii.

  1. Krok 01 / 05

    Nálepka s QR kódom a fotka

    • Nálepku s QR kódom prilepíte na položku, či už krabicu, šanón, zložku alebo dokument.
    • S mobilom odfotíte identifikačnú stranu.

  2. Krok 02 / 05

    Zaradenie do hierarchie

    • V mobile vyberiete typ položky: polica, krabica, zložka alebo dokument.
    • Hierarchia v aplikácii kopíruje sklad, z vyhľadávania vedie cesta rovno k položke, ktorú hľadáte.

  3. Krok 03 / 05

    Aplikácia prečíta text a navrhne údaje

    • Aplikácia z fotky rozpozná text.
    • Navrhne, čo je to za dokument: autora, názov projektu, rok.

  4. Krok 04 / 05

    Človek potvrdí

    • Vedľa fotky vidíte navrhnuté údaje.
    • Každý potvrdíte, opravíte alebo odmietnete.
    • Až potom vznikne overený záznam, fotka pri ňom ostáva.

  5. Krok 05 / 05

    Vyhľadávanie podľa kľúčových slov

    • Stačí kľúčové slovo.
    • Aplikácia ho nájde v názvoch, poznámkach aj texte fotiek a zvýrazní zhodu.
    • Zobrazí cestu k danej položke.

Špecifikácia

01

Čo potrebujete

Zariadenia
Mobil alebo tablet v teréne, počítač s prehliadačom na kontrolu a vyhľadávanie. Nič sa neinštaluje.
QR kódy
Vytlačené QR kódy, ktoré vygenerovala aplikácia. Z fotky ich rozozná a priradí k položke sama. Niektoré položky môžu byť aj bez kódu.
02

Kľúčové funkcie aplikácie

Zatriedenie do hierarchie
Polica, krabica, zložka, dokument, podľa skutočného uloženia.
Prílohy
Pri každom zázname identifikačná fotka a z nej vyčítaný hrubý text (OCR). K položke môžete priložiť ďalšie fotky alebo iné prílohy.
Metadáta z katalogizácie
Z hrubého textu identifikačnej fotky aplikácia navrhne štruktúrované údaje, človek ich potvrdí: názov dokumentu, rok, autor a ďalšie podľa situácie.
Vlastné údaje a správa
Poznámky, lehoty, vlastné tagy a stavy podľa vašich pravidiel, napríklad registratúrneho plánu. Záznamy sa podľa nich dajú triediť a filtrovať.
Vyhľadávanie a analýza
Kľúčové slovo nájde záznam v názvoch, poznámkach aj v texte fotiek. Filtre podľa metadát a vlastných údajov.
Export
Kedykoľvek, v jednom balíku: údaje, fotky, QR kódy. Dáta sú vaše.
03

Prevádzka softvéru a licencia

V cloude
Prevádzkujeme my, používate v prehliadači. Dáta sú vaše.
U vás
Ak to vyžadujú vaše bezpečnostné pravidlá.
Licencia
Podľa veľkosti archívu, rozsahu a spôsobu prevádzky.

Ako začať

Vlastnými silami, alebo to urobíme za vás.

Softvér

Katalogizujete sami. Licencia pre váš tím: označujete, fotíte a potvrdzujete vlastnými silami.

Vyskúšať softvér

FAQ

Pre aké dokumenty je to určené?

Pre fyzicky uloženú dokumentáciu: správy, výkresy, zmluvy a protokoly v zložkách, zakladačoch a krabiciach, na paletách alebo v regáloch, aj bez označenia. Aplikácia vznikla pre projektovú a prevádzkovú dokumentáciu stavieb, no poradí si s akýmikoľvek dokumentmi, či už s personalistikou alebo účtovníctvom.

Je to len pre veľké archívy, alebo sa oplatí aj na pár skríň v kancelárii?

Oplatí sa. Postup je rovnaký pre paletu krabíc aj pre dve skrine: položka dostane kód, fotku a údaje. Malý archív máte zaznamenaný za pár hodín a otázky, kde čo je a čo sa už môže skartovať, riešite rovnako ako veľký. Licencia sa odvíja od veľkosti archívu.

Viete zaradiť položky podľa nášho registratúrneho plánu?

Áno. Lehoty, znaky a stavy z vášho plánu je možné priradiť k položkám ako vlastné údaje a dá sa podľa nich filtrovať. Aplikácia sa nezaoberá tvorbou a riadením registratúrnych plánov ani skartačných procesov.

Je to správa registratúry podľa zákona č. 395/2002 Z. z.?

Nie. Lehoty a znaky z vášho registratúrneho plánu si viete evidovať ako vlastné údaje, skartačný proces aplikácia neriadi.

Dohodnime prvý krok

Ukážeme vám softvér alebo spracujeme prvú krabicu vašej dokumentácie, zadarmo a nezáväzne. Napíšte nám alebo zavolajte.